如何高效實現公司文件管理？
信息化時代，企業在每壹天的高速運轉中產生出大量文件，這是企業的信息化資產。但隨著這些資產數量的增加，處於壹個分散的狀態而難於系統的管理運用起來，這樣長期運轉下來就會造成企業信息資產的丟失，數據信息的泄露，這給企業帶來的損失是難以估量的。企業要避免這些潛藏的信息安全隱患可以借助市面上風頭正盛的文檔管理系統來解決這壹難題。
文檔管理系統是信息化 社會 衍生出來的產物，它應運而生，專門就為了幫助企業對於信息化資產的管理，為企業內部搭建壹個知識體系平臺，管理企業內部各類型的文件。
下面就給大家簡單介紹壹下市面上較為普遍易度文檔管理系統對於企業文檔管理是如何進行的。
我現在任職的崗位涉及技術類型和銷售類型的工作，雖然妳我公司性質和業務範圍可能不壹樣，但是面臨的問題都壹樣，每天不同項目或不同客戶產生文件眾多，如何進行區分，如何有效管理是壹個比較棘手的問題，必須引起足夠的重視，有條件的公司會購買使用專業的管理軟件，但是對於多數中小型的企業來說都是人工自行管理，簡單經濟。下面就說壹說我的壹些具體做法。
壹、分類制度
建立完善的分類制度。文件雖然眾多，但是文件的性質卻是有限的，根據性質進行分類。分類具有層級關系，先進行大方向的分類，再向下逐步的細分。
1、大方向分類
這個很容易理解，是銷售文件、技術文件還是合同文件等，文件夾命名具有統壹的格式。
2、細節分類
例如技術文件，我們壹般都是按項目進行分類，每個項目命名壹個文件夾，所有文件夾都是以日期開頭，在電腦上按名稱排列，以詳細信息進行查看，這樣就比較符合我們日常以時間節點去查看項目的習慣。文件更需要以時間開頭命名，正式版本或外發版本在名稱後面加括號備註。
二、規範備案
無論每天產生多少文件都按要求做好記錄備案，有時候往往會因為備案不及時，搞不清文件的先後順序或者是不知道某壹文件的應用項目或者客戶，所以要避免這種情況的發生。
三、匯總建表
單單靠上述做法是不夠的，有時需要進行建表匯總分析，尤其是涉及的壹些外發文件，備案是壹方面，還需要登記記錄，記錄內容包括:收件人信息如姓名郵箱電話等、發件日期、發件內容等，通過表格統壹記錄篩選，方便查詢。為項目建立各種檔案，了解項目在進行過程中各個重要細節，這樣無論事情過了多久，妳都會通過電腦記錄的內容知道中間過程的具體情況，更知道某個文件的用途、版本以及日期等。
文件管理是壹個比較復雜的工程，不同公司不同崗位不同人員適合的文件管理的方式方法也不盡相同，關鍵在於找到適合自己的管理方式。我是星球CEO，希望對妳有所幫助，同時也希望有不同見解的網友評論指教。再次感謝！
廣告公司確實文件比較多，單是修改過的圖片海報就數不勝數，占著硬盤的空間還不能刪除，關鍵就是想找的圖找不到，不想再看到的天天出現在妳的面前，讓人頭疼。
我總結了以下幾點，希望妳從裏面能得到壹點幫助
1，在硬盤裏完美分區圖片，文案，ppt等都匯總以下，或者壹個公司壹個文件夾的放置，每壹個公司裏面再細分幾個文件夾，分別放圖片，文案等等，我覺得這樣是比較直觀的，比較容易找到。
2，設置好圖片或文案的名稱
很多時候我們設計出來的圖片海報都會修改，還有些時候改來改去客戶又會說還是原來的好。所以我們要給每壹個文件起壹個好記又容易找到的名稱。這裏我舉壹個小例子：某某公司讓我做了壹個海報設計，設計完成後我給圖片命名為 某某公司海報原稿 ，交給客戶看後不滿意，改這裏，改這裏，改這裏，聽完客戶意見後繼續修改，第壹次修改後命名為 某某公司海報001 第二次是 某某公司海報002 等客戶滿意後命名為 某某公司海報定稿 。就這樣，分層次的命名文件，當客戶再不滿意的時候會容易找到點。
2，補充壹點很多時候海報設計師每個月或每個季度就會重新設計壹番，頻繁的也有壹周壹次，那麽，就某某公司的海報設計命名方式還是不能分別出來是什麽時候設計的，當然也可以看屬性的日期，但是太麻煩了 幹脆在命名的時候直接添加好日期吧 某某公司海報180306001 名稱的意思是18年3月6日第001號設計。
3，老文件太多，硬盤吃不消了。做設計的電腦永遠是嫌棄硬盤小的，素材，修改稿，圖冊，海報，等等太多了 又都是高清大文件，很占空間，我們可以把壹些老文件或者很久用不到的文件上傳到雲盤裏，公司可以***用賬號，也方便同事們下載。
以上內容為個人意見，希望能幫助妳，能夠得到妳的壹個贊！？
簡單的我說幾種辦法，
window系統文件的更改，保存，都有時間的提示，可以對比找到妳最新的修改文件，
還有個笨辦法，在每天辦公的文檔建立壹個日期的文件夾比如說這樣的
這樣也不怕舊文檔的丟失，也可以對比修改，
還有就是介紹個軟件可以對比去重 這個軟件功能很強大！
文件管理要從檔案管理的思維出發，進行分門別類的管理。可以借助企業的互聯網辦公軟件或簡單的電子類目錄進行索引管理。
如果不清楚的話，可以到所在地圖書館看看，實地考察看看圖書館如果進行圖書的歸類、分類及查閱。
多思考，多借鑒，按編號，按內容，按部門，按時間，按層級……建立索引並進行管理。
可以搭建雲盒子私有雲企業網盤，推薦的原因有以下三點：
彈性擴容
現代企業的文件數據都是非常龐大的，因此彈性的存儲空間非常重要。雲盒子私有雲企業網盤支持彈性擴展，硬盤即插即用。
安全存儲雲盒子支持定時備份、加密存儲、預覽水印、外鏈期限、雲鏈加密、敏感詞過濾、我二維碼登錄、文件權限設置等多達22項安全功能機制。保護企業文件的安全，防止數據丟失。
高效協作妳可以從雲盒子隨時隨地獲取文件，跟同事溝通，發起文件流程、提醒同事查看、發郵件……雲盒子並非簡單的文件管理，而是在文件管理的基礎上幫助大家更輕松展開協作，提高工作效率。
現在的企業大多都是無紙化辦公，紙質版的文件資料不僅難保存，處理起來也是非常瑣碎。企業采用電子版的文件後，不僅能夠提高工作效率，還很環保。
當天電子文檔積累多了之後也需要壹款合適的文件管理文件來打理，實現企業高效辦公。
意暢網盤就是壹款專業的企業文件辦公軟件，首先網盤能夠大量存儲企業文件並自動備份，不用擔心存儲空間和文件遺失的問題。
其次網盤的高級搜索功能能夠在海量文件中快速找到目標文件，分享文件給其他人時只需要發送壹條鏈接即可。
最後意暢網盤系統對外開放標準API接口，企業已有業務系統可進行集成，讓企業文件管理和業務往來更加互通。
如今企業在實施文件管理的時候，往往把文件管理理解成文件的備份和保存，變成了壹個額外的工作，且不說員工會抵觸，也沒有考慮到如何將文件管理與日常業務中的問題相結合，很多時候，往往難以達到理想的效果。
文件是每個企業都需要把控的重要核心內容，因為文件資料承載的是企業的發展記憶、經驗以及成果，很多時候，管理只是停留在個人或部門層面，這些重要的文件會因為員工的離職而丟失，因為時間推移而失去記憶，也會因為使用不規範而出現遺失、損壞，更有被惡意擴散導致形成損失的可能。
所以，會博通 可以為客戶提供將企業的各類型文件（文檔、音視頻等）均存放到管理平臺中實現有序化管理，避免出現管理分散和人員流失導致的文件的流失。同時，我們也為企業提供三大管理體系：流程、權限和借還管理體系，實現企業文件的規範化應用，解決利用不便、去向不明、被惡意擴散等尷尬情況。壹般的管理軟件主要解決的是過程的管理，而會博通 是對已經轉化為成果的文件進行管理，不僅包括形成的過程管理，也包括後續傳播、變更、借還等的管理。
文件管理現在越來越受企業的重視，文件管理的本質是為了更妥善的存放文件，幫助節省後續查找的時間。想把文件集中儲存管理，那麽可以試壹下這壹款企業協同辦公軟件-無憂·企業在線文檔。
無憂·企業在線文檔是壹款支持 開源 （提供100%源代碼）、私有化 部署 （並支持SaaS模式與PaaS模式）、支持 二次開發 的企業級在線文檔。功能齊全（表格、文檔、腦圖、流程圖等等），操作便捷，簡單易上手，無需培訓。基本能夠滿足大家全場景的高效辦公使用需求。
產品功能介紹：
開源：/
在線編輯，協同辦公 ：可多人同時編輯，目前是各個大小企業辦公中必不可少的功能，協同辦公在相同成本的情況下，大大的提高工作效率
便捷操作：像書架壹樣的 知識庫 的目錄及大綱功能，讓多篇文檔結構化，形成壹本本像書壹樣清晰易讀的知識庫，方便知識創作及沈澱。文章內容編輯時刻上手，無需培訓。
便捷操作：像書架壹樣的 知識庫 的目錄及大綱功能，讓多篇文檔結構化，形成壹本本像書壹樣清晰易讀的知識庫，方便知識創作及沈澱。文章內容編輯時刻上手，無需培訓。
完善的權限體系：組織、部門、菜單、角色、等權限體系，更加適合於企業管理
高效協同，支持團隊管理，提供所有者、管理者、成員、普通遊客等多種角色控制信息分享範圍
支持多種文檔：富文本、腦圖、在線表格、畫圖等等。。。
簡單好操作的文本編輯器
功能豐富強大的在線表格，妳想要的功能都有
清晰極簡的腦圖編輯
協同辦公，提升團隊效率
強大的文庫搜索引擎，輕松查找任何文檔，任何內容，更加方便
多種應用擴展，更加輕松便捷
產品核心特色：
私有化部署：提供容器化部署方案，支持公有雲、私有雲的多種模式，滿足不同場景需求，私有的才是安全的。
代碼開源，目前開源的代碼在gitee、github等代碼托管平臺開源，100%源碼開放。
擴展性強，底層采用spring cloud 的基礎框架，可以擴展海量並發，並且目前除了知識庫，開發團隊正在構建私有化的視頻會議、郵件管理、任務管理等應用。
支持多種模式：支持多租戶（SaaS），也支持單租戶（PaaS）模式，後端自主控制
無憂文檔目前版本1.3，下壹個版本更新，會逐漸調整以下功能：
除了上述的功能，我們接下來還將逐步開源 “項目任務管理”、“私有化的視頻會議”、“企業內部管理系統”等等壹些企業級應用PaaS產品。