管理者該如何有效的委派工作

現代管理者的壹個非常重要的職責就是要把工作委派給別人去做。身居管理者位置並不壹定會自然產生正確委派工作給別人的能力。事實上，許多管理者常常是非常拙劣的委派者。他們雖然也分配工作，但對工作的情況、下屬的情況卻不完全了解。他們常常把工作分配給不適當的人去做，結果當然不會好。等到浪費了很多時間以後，他們便又卷起袖子親自去做。這樣壹來，不僅浪費了時間和金錢，而且打擊了下屬的積極性。第壹步 選定需要委派他人去做的工作原則上講，妳可以把任何壹件其他人能夠處理的工作委派給別人去做。為了做到這壹點，首先要對下屬的能力有個了解。對工作和下屬的評價是獲得這種了解的途徑。當妳對工作有了清楚的了解以後，還要使妳的下屬也了解。要向處理這件工作的下屬說明工作的性質和目標，要保證下屬通過完成工作獲得新的知識或經驗。最後，把工作委派出去以後，還要確定自己對工作的控制程度。如果壹旦把工作委派出去，自己又無法控制和了解工作的進展情況，那就要親自處理這件工作。而不要再把它委派出去了。切記不要把"熱土豆"式的工作委派出去。所謂"熱土豆"式工作，是指那些處於最優先地位並要求妳馬上親自處理的特殊工作。例如，妳的上司非常感興趣和重視的某件具體工作就是"熱土豆"式工作。這種工作要妳親自去做。另外，非常保密的工作也不要委派給別人去做。如果某項工作涉及到只有妳才應該了解的特殊信息，就不要委派出去。第二步 選定能夠勝任工作的人建議妳對下屬進行完整的評價。妳可以花幾天時間讓每個下屬用書面形式寫出他們對自己職責的評論。要求每位工作人員誠實、坦率地告訴妳，他們喜歡做什麽工作，還能做些什麽新工作，然後，妳可以召開壹個會議，讓每個職員介紹自己的看法，並請其他人給予評論。要特別註意兩個職員互相交叉的壹些工作。如果某職員對另壹職員有意見，表示強烈的反對或提出尖銳的批評，妳就要花些時間與他們私下談談，在這種評價過程中，妳還需要掌握兩點：了解工作和職員完成工作的速度。妳要通過這種形式掌握職員對他自己的工作究竟了解多深。如果妳發現有的職員對自己的工作了解很深，並且遠遠超出妳原來的預料，這些人就有可能擔負重要工作任務的才能和智慧。了解職員完成工作的速度是另壹個重要任務。例如，妳可能知道壹位秘書的打字速度是另壹位秘書的兩倍，或者壹個助手完成同樣困難的任務所用時間只是另壹助手所用時間的壹半。壹旦妳掌握了每個工作人員對其工作了解的程度和完成工作的速度等情況以後，就可以估計出每個人能夠處理什麽樣的工作，也就可以回到委派工作的分析上來，決定把工作委派給能達到目標要求的人。如果妳對職員的分析正確無誤，那麽選擇能夠勝任工作的人這壹步就比較容易做好。回到對工作的了解和職員完成工作速度這兩個主要標準上來。然後，妳再決定是想把工作做得好還是快。這種決策目標將會向妳說明能夠勝任工作的人是什麽樣的人。這樣，妳就有可能讓最有才能的職員發揮最大的作用。但有壹點也要記住，那就是妳要盡量避免把所有的工作都交給壹個人去做的傾向。除了上述兩個主要標準以外，其它因素也在委派工作中選擇合適的人上起作用。時間價值就是壹個很重要的因素。妳要註意不要把次優先的工作分配給公司中具有很高時間價值觀念的職員去做。不量才用人，既浪費錢財，又影響職員的積極性。總之，只要認真根據職員對工作的了解、完成工作的速度、時間價值觀念和對他的培養價值這幾條原則辦事，就可以選擇出能夠勝任妳要委派的工作的人。第三步 確定委派工作的時間、條件和方法 大多數管理者往往在最不好的時間裏委好工作．他們上午上班後的第壹件事便是委派工作。這樣做可能方便管理者，但卻有損於職員的積極性。職員有什麽感覺呢?下屬帶著壹天做些什麽的想法來到辦公室，壹上班卻又接到新工作．他們被迫改變原定的日程安排，工作的優選順序也要調整。這樣做的結果便是時間的浪費。面對面地委派工作是最好的壹種委派方法。這樣委派工作便於回答下屬提出的問題。獲得及時的信息反饋、充分利用面部感情和動作等形式強調工作的重要性。只有對那些不重要的工作才可使用留言條的形式進行委派。如果要使下屬被新的工作所促進和激勵，就要相信在委派工作上花點時間是值得的。寫留言條委派工作，可能快並且容易做到，但它不會給人以深刻和重要的印象。委派工作是壹種人情事兒。它是把重要的工作付給某個下屬去做。如果可能，最好是面對面地委派工作。第四步 制定壹個確切的委派計劃 有了確定的目標才能開始委派工作。誰負責這項工作?為什麽選某人做這項工作?完成這項工作要花多長時間?預期結果是什麽?完成工作需要的材料在什麽地方?下屬怎樣向妳報告工作進展？委派工作之前，必須對這些問題有個明確的答案。妳還要把計劃達到的目標寫出來，給職員壹份，自己留下壹份備查。這樣做可以使上下雙方都了解工作的要求和特點，不留下錯誤理解工作要求的余地。應該讓這種委派計劃指導有效委派工作的全過程。在解釋工作的性質和目標時，要向下屬講出妳所知道的壹切。不要因為沒有講完所掌握的信息，而給下屬設下工作的陷阱。妳要把所有的目標全部擺出來：誰要求做這件工作的，要向誰報告工作，客戶是誰等等。還要把自己在這個工作領域的體驗也告訴下屬。讓他們了解過去的壹些事情是怎樣處理的，得到了壹些什麽結果等。要讓下屬"這件事需要快辦"的說法不是對工作的充分解釋。給下屬規定壹個完成工作的期限。讓他知道，除非在最壞的環境條件下才能推遲完成工作的期限。向他講清楚，完成工作的期限是怎樣定出來的，為什麽說這個期限是合理的。另外，還要制定壹個報告工作的程序，告訴他什麽時間帶著工作方面的信息向妳報告工作；同時，妳也要向他指出，要檢查的工作的期望結果是什麽，使他明確要求。最後，妳要肯定地表示自己對下屬的信任和對工作的興趣。象"這是壹件重要工作，我確信妳能做好它"這樣的話，可以對下屬發揮很大的激勵作用。總之要記住，委派好工作，不僅能節約時間，還可以在職員中創造出壹種暢快的工作氣氛。第六步 檢查下屬的工作進展情況 確定壹個評價委派出去的工作進展情況的計劃是很有技巧的事。檢查太勤會浪費時間；對委派出去的工作不聞不問，也會導致災禍。對不同工作，檢查計劃也有所不同。這主要取決於工作的難易程度、職員的能力及完成工作需要時間的長短。如果某項工作難度很大並且是最優先的，就要時常檢查進展情況，每壹兩天檢查壹次，保證工作成功而又不花費太多時間，這類工作都有壹個內在的工作進展階段，壹個階段的結束又是另壹個階段的開始。這種階段的停起時間也是檢查和評價工作進展情況的最好時間。當妳把壹件有困難的工作委派給壹個經驗較少的下屬去做時，不論從必要性還是從完成工作的願望上來講，多檢查幾次進展情況都是有益的。對這種情況，妳可以把檢查工作進展的次數定為其他下屬的兩倍。除了定期檢查工作以外，還要豎起耳朵傾聽下屬的意見和報告工作進展的情況。要讓下屬知道妳對他的工作很關心並願意隨時和他壹道討論工作中遇到的各種問題。壹般地講，妳既然把某項工作交給了下屬，就要相信他能勝任這項工作。因此，每周檢查壹次工作也就足夠了，但要鼓勵下屬在有問題時隨時來找妳，另外還要讓他們懂得妳不鼓勵不必要的打擾。第七步 檢查和評價委派工作系統當委派出去的工作完成以後，妳要在適當的時候對自己的委派工作系統進行評價，以求改進。可以組織壹個小組，小組中的每個成員都可以評價和批評他們在完成委派工作中的表現。最好是要求大家用書面形式把意見寫出來，然後召開壹個短會對這些書面意見進行討論。為了做好委派工作系統的評價工作，需要解決這樣壹些問題：工作是否按期完成?工作的目標是否達到?下屬是否創造出了完成工作的新方法?他們是否從工作中學到了壹些新東西或得到了某種益處？把這些問題作為評價委派系統工作情況的基礎，邀請下屬進行評論。實踐證明，最準確的評價和最要害的批評往往來自下屬。因為他們是任務的執行者，對評價委派工作系統要比管理者更有發言權。評價過程中的壹個重要方面是要實行獎勵。怎樣獎勵壹個工作做得好的助手?許多情況下，管理者"獎勵"給下屬的往往是更多更重要的工作．因為事實證明他能幹，為什麽不讓能幹的人做更多更重要的工作呢?這種想法和做法從道理上講無可非議，但實際上卻有點濫用職權，如果壹個有才能有責任心的下屬覺得他工作成功的獎賞只是更多的工作負擔，特別是當他所做的工作是其他人的兩倍而報酬卻沒有相應增加時，他便很難受到促進。尊敬和賦予新的工作責任是對下屬的獎勵，但壹味地加重工作負但則不在此列。即使妳從內心裏認為對下屬的信賴是壹種極大的獎賞和促進，也不行，比較好的辦法是，向他們透露點個人的事情，如妳與上司的問題。妳對其他有關工作的的反對意見、批評和評論等。這類內部信息表明妳對他的真正信任和尊敬，會鼓勵他更有效地工作。