文書檔案整理歸檔流程與方法

文書檔案整理歸檔流程與方法步驟如下：

材料準備：文書檔案。

1、收集

文件材料的收集對象：反映本單位主要職能活動的，應該立卷歸檔的文件材料，包括收、發文件、內部文件、電報、各種會議文件（包括會議記錄），領導人講話稿，電話記錄、出版物原稿（附原本），各種統計表、照片、錄音、錄像帶等文件材料。

2、分年度

按文件所形成的年度歸檔，不同的年度的文件壹般不得放在壹起歸檔，但跨年度的請示與批復放在復文年歸檔，沒有復文的放在請示年歸檔。

3、確定歸檔範圍

（1）文件材料歸檔範圍。

（2）不歸檔的文件材料的範圍。

4、分類（歸檔方法）

第壹種方法：直接分保管期限。這種方法適用範圍比較廣，絕大多數單位只要按保管期限來分就可以了，每年編壹個流水號。

第二種方法：在同壹個年度內根據機關單位機構設置、職責分工、文件的數量等情況編制分類方案，將文件按分類方案進行立卷，壹般采用年度—組織機構（或問題），這種方法對文件資料比較多的單位適用，如區委辦、政府辦等單位。

5、立卷（整理成件）

在立卷歸檔工作中應註意問題：

（1）本單位形成的文件材料是立卷歸檔的重點。

（2）立卷歸檔中，不僅要註意收集以紙張為載體的文件材料，還要註意其它載體的文件材料，如反映工作活動的照片、錄音帶、錄像帶、計算機盤片等。

（3）要保證文件材料的齊全完整。

6、分保管期限

按照國家新的規定，2006年起的文書檔案的保管期限劃分為永久、定期（分30、10年）兩種。

7、文件排列

應按其相互之間的聯系，有條理地進行排列。

8、裝訂

發文裝訂順序：正文—領導簽發單—底稿；來文裝訂順序：來文—單位處理簽。

9、編號

歸檔文件應依排列次序逐件編號。在文件首頁右上角空白位置加蓋歸檔章並填寫相關內容。歸檔章設置全宗號、年度、室編件號、機構或問題、期限、館編件號六項，其中年度、室編件號、期限為必備項。（同年度和期限的連續編號，換盒時也要連著編；不同年度和期限的另外編號。）

10、數頁碼

可以用鉛筆標記在首頁的右下角，編目時直接錄入每件的總頁碼。

11、裝盒

歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，並填寫盒面及盒脊有關內容。（盒面填寫單位名稱，盒脊填寫年度、期限、起止件號等。）

12、編目

歸檔文件應依順序編制歸檔文件目錄，歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備註。（歸檔文件目錄錄入GD2000檔案軟件自動生成，無軟件的單位要手工逐件編制。）

13、放置備考表

每盒歸檔文件都應放置壹份備考表。備考表應填寫盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期，並放置盒底。

14、上架

將整理完畢的檔案按壹定順序排列上架進櫃。